BAB 1 PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

PENDAHULUAN

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer serta orang-orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer melakukan berbagai fungsi dan peran untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer juga perlu mengerti komputer, tetapi yang lebih penting lagi mereka perlu mengerti informasi.

Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu sendiri terdiri dari suatu pengelola informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.

Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diakui oleh empat aplikasi lain yaitu : management information system, decision support system, office automation, dan expert system. Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer atau CBIS. Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem yang berbasis komputer.

Manajemen Informasi

                        Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan suatu kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan dengan mudah bagaimana direktur Wal-Mart atau Sony atau Nestle hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi . pada eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga. Jenis-jenis utama sumber daya diantaranya yaitu :

·         Human

·         Material

·         Machine

·         Money

·         Information

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

Manajemen Sumber Daya

                  Sumber daya yang diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha memaksimalkan penggunanya. Ia meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisien puncak. Pada akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis dan sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Bagaimana Informasi Dikelola

                  Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga informasi tersebut agar dimanfaatkan. Seluruh aktivitas ini lebih tepatnya disebut manajemen informasi.

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat

                  Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin komplek, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.

      Pengaruh Ekonomi Internasional, pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang dari setiap negara. Para pembeli melakukan pembelian di negara-negara dimana mata uang mereka memiliki nilai paling besar.

      Persaingan Dunia, dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor dari luar negeri. Keputusan General Motors pada akhir 1991 untuk menutup banyak pebriknya menunjukkan bahwa industri raksasapun tidak terhindar dari dampak persaingan yang dapat berasal dari bagian dunia manapun.

      Batas Waktu yang Singkat, para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telemarketing untuk menghubungi pelanggan mereka dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke yang lain, dan pabrik membuat jadwal untuk pengiriman material agar tiba tepat waktu.

      Kendala-kendala Sosial, suatu keputusan bisnis yang harus didasarkan pada faktor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya sosial harus juga dipertimbangkan. Setiap pengaruh ini membrikan konstribusi pada komploeksitas bisnis.

      Kemampuan Komputer yang Semakin Baik, awalnya pemakai output komputer adalah pegawai adminitrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu SIM merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah.

      Dimana Terdapat Para Manajer, manajer pada tinkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Manajer tingkat menengah mencankup manajer wilayah dimana disebut dengan tingkat pengendalian manajemen. Manajer tingkat bawah mencankup kepala departemen penyedia ( supervisor ), dan pemimpin proyek disebut tingkat pengendalian operasional.

      Area fungsional, disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur, dan keuangan.

      Apa yang Dilakukan Para Manajer, sekitar tahun 1914 seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Prancis, Henri Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama.

      Peran-peran Manajerial, dalam dua dasawarsa terakhir ini, gagasan peran-peran manajerial telah menjadi populer. Fungsi-fungi dan peran manajerial ini akan menjadi kernagka kerja yang bermanfaat saat merancang sistem informasi.

      Keahlian Manajemen, ada dua keahlian yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Pertama, komunikasi meliputi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi lisan terjadi pada saat rapat, saat menggunakan telepon, saat meninjau fasilitas. Sedangkan komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, dan terbitan berkala. Yang kedua, pemecahan masalah selama proses ini manajer terlibat dalam pengambilan keputusan ( decision making ), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Umumnya, manajer perlu membuat keputusan-keputusan berganda dalam proses memecahkan masalah suatu permasalahan tunggal.

      Apa itu Sistem ?

                  Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

      Elemen-elemen Sistem, suatu mekanis kontrol yang memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan dengan arus sumber daya yang bertujuan untuk lingkaran umpan balik ( feedback loop ) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol.

      Sistem Fisik dan Sistem Konseptual, perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu sistem konseptual, sebaliknya yaitu suatu sistem yang menggunakan sumber daya konseptual – informasi dan data – untuk mewakili suatu sistem fisik.

      Pentingnya Suatu Pandangan Sistem

1.      Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2.      Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.

3.      Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam oerganisasi.

4.      Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

5.      Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

Evolusi Sistem Informasi Berbasis komputer

1.      Fokus awal pada data

2.      Fokus baru pada informasi

3.      Fokus revisi pada pendukung keputusan

4.      Fokus sekarang pada komunikasi

5.      Fokus potensial pada konsultasi

Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer, informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam mengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, OA, ES. Kita menggunakan sistem informasi berbasis komputer atau CBIS untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

Organisasi Jasa Informasi, ada golongan lima utama spesialis informasi yaitu analisis sistem, pengelola database, spesialis jaringan, programer, dan operator. Analisis sistem bekerjasama dengan pemakai pengembangan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada, analisis dalam pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai bagaimana cara komputer membantu dalam pemecahan masalah.

Kecenderungan menuju End-User Computing, pada akhir tahun 1970 dimulai suatu kecenderungan yang berpeengaruh besar pada penggunakan komputer. Kecenderungan ini adalah menningkatnya minat pemakai dalam pengembangan aplikasi komputer mereka sendiri. Yang mendorong End-User Computing yaitu :

·         Meningkatnya pengetahuan tentang komputer

·         Antrian jasa informasi

·         Perangkat keras yang dijual murah

·         Pernagkat lunak yang sudah jadi / siap saji

Peran Spesialis Informasi dalam End-User Computing, para pemakai ini tidak perlu bertanggungjawab penuh dalam mengatasi pengembangan sistem, tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem.

Menjustifikasi CBIS, selama era EDP perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi komputer mereka berdasarkan biaya tenaga adminitrasi ( clerical cost ) yang telah digantikan.

Mencapai CBIS, setiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup, lahir, bertumbuh, menjadi matang. Pada proses evolusioner ini disebut dengan siklus kehidupan sistem dan terdiri dari berbagai tahap-tahap yaitu :

·         Planning

·         Analysis

·         Design

·         Implementation

·         Use

Pengelola CBIS, seiring berkembangnya CBIS manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para spesialis suatu informasi yang terlibat. Stelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang telah diharapkan.

Menempatkan CBIS dalam Konteks, manajer sekarang benar-benar tidak memilih banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun. Sebagian perusahaan telah mencapai sistem-sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.