BAB 7 PENDEKATAN SISTEM

I. PENDAHULUAN

Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah, manajer membuat berbagai keputusan dan beberapa elemen pemecahan masalah yang harus ada. Saat proses pemecahan masalah mulai berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab. Struktur masalah mempengaruhi cara pemecahan masalah. Masalah yang tidak terstruktur dapat dipecahkan oleh manajer, namun masalah yang terstruktur dapat dipecahkan oleh komputer. manajer dan kompuer dapat bekerja sama untuk memecahkan masalah semi-terstruktur. Faktor-faktor yang unik bagi manajer dapat mempengaruhi pemecahan masalah. Faktor-faktor ini meliputi bermacam gaya dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan mengunakan informasi. Seperti halnya model sistem umum perusahaan cocok pada semua jenis organisasi, pendekatan sistem memberikan landasan kokoh untuk membangun sistem pemecahan masalah berbasis komputer.

II. PEMECAHAN MASALAH

            Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi yang menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Sedangkan pemecahan masalah adalah tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

            Pentingnya Pemecahan Masalah, para manajer melakukan berbagai hal selain pemecahan masalah, sebenarnya pemecahan masalah mungkin hanya merupakan bagian kecil dari waktu manajer. Namun, pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Satu set keputusan untuk memcahkan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dollar.

            Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah, Hasil analisis sistem dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai bagian dari proses ini, perlu untuk menguraikan kemungkinan alternatif. Menentukan faktor-faktor yang berhubungan dengan setiap alternatif, dan menetapkan koefisien nilai variabel. Hierarki keputusan telah diilustrasikan dalam pengelolaan sistem dengan menunjukkan bahwa beberapa keputusan melibatkan strategi organisasi, yang lain melibatkan desain dan konstruksi sistem, yang lain berhubungan dengan operasi dan pengendalian, dan akhirnya, beberapa berhubungan dengan proses penelaahan dan evaluasi dimana perubahan dalam desain dapat diindikasikan.

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah, elemen-elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dalam pemecahan masalah. Tentu saja harus ada satu masalah dan seorang pemecah masalah (manajer). Elemen-elemen lain kurang mencolok, namun jika salah satu elemen tidak ada hasil akhirnya mungkin akan buruk.Elemen-elemen tersebut dapat dilihat dalam gambar dibawah ini :

Struktur Masalah, seorang manajer mungkin memahami sebagian persoalan lebih baik dari yang lain. Adapun struktur masalah (problem structure) dari suatu persoalan dibagi atas tiga (3) bentuk, yaitu :

1. Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Permasalahannya memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh manajer (pemecah masalah).
2. Masalah yang tidak terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sama sekali tidak dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Misalnya masalah personil pada suatu departemen karena adanya perbedaan prilaku, budaya, dan lain-lain.
3. Masalah yang semi-terstruktur; merupakan permasalahan yang memiliki elemen-elemen dan hubungan antar elemen yang sebagiannya dipahami oleh manajer (pemecah masalah). Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru. Sebagian elemen misalnya biaya tanah, pajak, biaya pengiriman bahan baku, dapat diukur. Namun, elemen lainnya seperti bencana alam, dan sikap masyarakat, sukar diidentifikasi dan diukur.

III. PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dewey tidak menggunakan istilah pendekatan sistem tetapi ia menyadari sifat berurutan dari pemecahan masalah, yakni dimulai dengan suatu permasalahan, mempertimbangkan bermacam cara untuk menyelesaikannya dan memilih solusi yang paling cepat dan paling baik. Ada beberapa tahap dan langkah dalam pendekatana sistem, dapat dilihat dalam tabel dibawah ini :

TAHAP 1 USAHA PERSIAPAN Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2 : Mengenali sistem Lingkungan Langkah 3 : Mengidintifikasi subsistem perusahaan

TAHAP 2 USAHA DEFINISI Langkah 4 : Bergerak dari Tingkat sistem ke Subsistem Langkah 5 :Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu

TAHAP 3 USAHA PRODUKSI Langkah 6 : Mengidintifikasi solusi alternatif Langkah 7 : Mengevaluasi solusi alternatif Langkah 8 : Memilih solusi terbaik Langkah 9 : Menerapkan solusi terbaik Langkah 10 : Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif

Serangkaian Langkah-langkah, walau banyak diskripsi tentang pendekatan sistem yang mengikuti pola dasar yang sama, jumlah langkah-langkahnya dapat berbeda. Tiap tahap terdiri dari suatu jenis usaha tertentu yang harus dilakukan manajer. Ada 3 tahap dalam pendekatan sistem,yaitu :

1. Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk mrmrcahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

IV. USAHA PERSIAPAN

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka piker yang diinginkan untuk menangani masalah.  Langkah-langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama-dimulai dari :

Langkah Satu : Memandanag Perusahaan sebagai Suatu Sistem

Anda harus mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem. Anda harus mampu untuk melihat bagaimana perusahaan anda sesuai dengan model.

Langkah Dua : Mengenal Sistem Lingkungan

Hubungan perusahaan dengan lingkungannya juga penting. Delapan elemen lingkungan memberikan suatu cara efektif menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

Langkah Tiga : Mengidentifikasi Subsistem-subsistem Perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk. Yang mudah dilihat manajer adalah area-area fungsional.  Manajer juga melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai subsistem. Disini subsistem-subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi maupun arus keputusan.

Manajer dapat juga menggunakan arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem. Bentuk fungsioanal dari organisasi menerapkan hal ini hingga suatu tingkat tertentu.

Ketika seorang manjer dapat melihat perusahaan sebagai sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu  berada dalam suatu lingkungan,maka orientasi sistem telah tercapai. Manajer telah meneyelesaikan usaha persiapan dan sekarang siap untuk menggunakan pendekatan sistem dalam pemecahan masalah.

V. USAHA DEFINISI

Usaha definisi mencakup dua langkah: bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu sistem dalam suatu urutan tertentu.

1. Langkah Empat: Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem

Manajer mula-mula mempelajari posisi sistem itu dihubungan dengan lingkungannya. Perlu dipahami bahwa sistem dapat berada pada tingkat manapun. Tidak perlu memulai dari tingkat perusahaan sebagai suatu sistem. Analisis dapat diarahkan pada subsistem manapun dalam perusahaan. Selanjutnya manajer menganalisis sistem menurut subsistem-subsistemnya. Tujuan dari analisis top-down ini adalah mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

2. Langkah Lima: Menganalisis Bagian-bagian Sistem dalam Suatu Urutan Tertentu

Saat manajer mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan.

a.  Elemen Satu – Mengevaluasi Standar, standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran dan kuota.

b.    Elemen Dua – Membandingkan Output Sistem dengan Standar, setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan  standar.

c.  Elemen Tiga – Mengevaluasi Manajemen, suatu penilaian kritis dilakukan stas manajemen sistem dan struktur organisasi.  Sebagai pedoman umum, jika masalah dapat dipecahkan dengan tim manajemen dan struktur yang ada, maka elemen manajemen bukanlah masalah.

d.    Elemen Empat – Mengevaluasi Pemroses Informasi, mungkin terdapat tim manajemen yang baik, tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukannya. Jika ini kasusnya, kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapkan.

e.     Elemen Lima – Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input, suatu analisis dibuat mengenai sumber daya fisik dalam elemen input maupun sumber daya yang mengalir melalui elemen tersebut dari lingkungan.

f.      Elemen Enam – Mengevaluasi Proses Transformasi, prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output. Salah satu contoh modern dari usaha memecahkan masalah transformasi adalah computer integrated manufacturing (CIM).

g.    Elemen tujuh – Mengevaluasi Sumber Daya Output, memeikirkan sumber daya fisik dalam elemen output dari sistem. Contoh sumber daya seperti itu adalah gudang barang jadi, pegawai, dan mesin di dok pengiriman dan armada truk pengiriman.

VI. USAHA PEMECAHAN

1. Langkah Enam: Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa lalu, tetapi kreativitas dan intuisi juga berperan penting. Para pemecah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran (brainstorming), suatu kegiatan informal yang para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka, lalu didiskusikan. Pendekatan yang lebih formal disebut sesi JAD. JAD ( joint application design) / rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara berkelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah.

2. Langkah Tujuh: Mengevaluasi Berbagai Alternatif Solusi

Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuan. Keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif perlu dipertimbangkan.

3. Langkah Delapan: Memilih Solusi Terbaik

Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik. Henry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen, mengidentifikasi tiga cara manajer memilih alternatif terbaik :

a.  Analisis, suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan yang mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.

b. Penilaian, proses mental dari seorang manajer. Misalnya, manajer perusahaan manufaktur menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi tata letak pabrik baru yang diusulkan oleh model matematika,

c.    Tawar menawar, negoisasi antara beberapa manajer. Contohnya adalah perundingan diantara para anggota komite eksekutif mengenai sistem informasi fungsional yang mana yang akan diterapkan pertama.

EVALUASI BERBAGAI ALTERNATIF
	Alternatif 1 : Meningkatkan Sistem Yang ada	Alternatif 2 : Memasang Sistem Besar	Alternatif 3 : Memasang Jaringan Komputer
Keuntungan	1. Kenaikan kecil dalam biaya operasi 2. Tidak diperlukan pelatihan pemakaian 3. Memberikan kemanan data maksimum	1. Sangat responsif pada permintaan Informasi 2. Kemanan data baik 3. Mudah mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai	1. Biaya operasi sedikit menurun 2. Sedikit mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai
Kerugian	1. Kuran Responsif pada permintaan Informasi 2. Tidak mudah mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakain	1. Kenaikan besar dalam biaya operasi 2. Diperlukan banyak pelatihan pemakai	1. Diperlukan pelatihan pemakai 2. Kurang Responsif pada permintaan Informasi 3. Menimbulkan masalah kemanan data

4. Langkah Sembilan: Menerapkan Solusi

Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solusi itu perlu diterapkan.

5. Langkah Sepuluh: Membuat Tindak Lanjut untuk Memastikan bahwa Solusi itu Efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan, tahap-tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan.

VII. MENELAAH PENDEKATAN SISTEM

Walau tidaklah sukar untuk memahami tiap langkah dari pendekatan sistem secara terpisah, menyatukan semua langkah tersebut menjadi satu proses tunggal memerlukan banyak usaha. Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalu pengalaman. Suatu titik awal yang baik adalah usaha adalah usaha persiapan yang harus manajer lakukan sebelum pemecahan masalah dimuali. Manajer harus memandang unit organisasinya sebagai suatu sistem yang berada dalam supersistem lingkungan yang lebih besar dan sistem itu juga terdiri beberapa subsistem.

Manajer terlibat dalam penguraian fungsional dengan bergerak dari sistem kesubsistem dan dengan menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu. Kegiatan-kegiatan ini membantu usaha definisi dalam lingkungan, setelah masalah didefinisikan masalah tersebut dapat dipecahkan dengan mengikuti lima langkah selebihnya dalam lingkungan.

VIII. FAKTOR - FAKTOR PRIBADI YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan Masalah, Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah, yaitu:

1. Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil ini mengambil sikap positif dan mengganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan
2. Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
3. Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan Informasi, Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan infromasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

1. Gaya teratur (perceptive style), manajaer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
2. Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan Informasi, manajer juga cinderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunkan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

1. Gaya sistematik, manajer memberikan perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
2. Gaya intuitif, manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

IX. MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PERSPEKTIF

Sebelum kita menyimpulkan diskusi kita mengenai pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan:

1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). Walau teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak pernah dikuasai sepenuhnya, penalaran yang mendasarinya bersifat sederhana. Anda berusaha memahami suatu masalah sebelum mencoba memecahkannya dan anda mempertimbangkan berbagai solusi yang mungkin.
2. Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah, jika anda mengamati para manaje saat mereka mengembangkan solusi, anda akan melihat bahwa semua langkah-langkah yang telah ditetapkan tidak selalu diikuti, atau tidak diikuti secara berurutan.
3. Pendekatan sitem adalah metodologi sistem dasar, suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Pendekatan sistem adalah suatu metodolgi. Bahkan pendekatan sistem adalah metodologi dasar dalam bidang komputer.